TPM推进 - 职能科室自主维护的实施步骤

职能科室是指协助企业进行经营管理活动的职能机构，如企业的生产、计划、销售、财务等部门。
 

一、开展职能科室自主维护活动，可以借用生产部门自主维护的推进概念来进行。在职能科室方面，白主维护的实施步骤如下：

1、彻底“清扫”（初期清扫的概念）

在这个阶段，无论是个人的办公桌，文件资料等，都应视为最基本的点检项目，彻底实施，重点在于共用化；

另一方面，必须掌握工作的实际状况，调查业务流程及种类，找出问题点，这方面的重点在于删去不必要的工作及流程，并将必须持续进行的业务尽可能简单化、流程明确化。

活动项目：业务、文件、工作单、工作环境。

活动方式：采用质量功能展开法或视觉流程图。质量功能展开是一种在设计阶段应用的系统方法，它采用一定的方法保证将来自顾客或市场的需求精确无误地转移到产品寿命循环每个阶段的有关技术和措施中去。
 

第一阶段：

1)将所有的业务列出（整理、整顿的概念）。
2)找出业务上的问题点（清扫的概念）。  
3)将部门与个人的业务明确化。
4)将重复的工作标示出来。
5)列出工作中不足的地方。
6)工作流程明确化。
7)有用与无用的文件要区分清楚。

第二阶段：

1)将现有业务时间明确化，并进行检验。
2)绘制业务流程图，对于工作流程与工作单使用上的问题点进行研讨。
3)对办公室内外及工作环境进行检查，找出问题点并及时解决。

2、不顺畅点的改善

本步骤是针对步骤一的问题点进行改善，主要着眼于减少工作过程中的损失、失误，例如工作重复、业务流程停滞。减少不必要的日常事务、工作量的平衡等问题点，并编制改善方案，彻底实施。

3、编制基准书

本步骤重点在于将步骤二改善后的业务工作标准化，形成工作手册，避免因为无标准可循而导致恢复到以前的工作做法。

4、业务的总点检

本步骤要依照步骤三的作业基准书及工作手册内容，检查是否按照标准开展工作，并确认工作中是否有问题点，从而判断基准书或工作手册是否要局部修正，然后再编制一套正式的基准与手册。

5、自主管理

在业务改善的过程中，最常见到的，就是把基准书、工作手册放在一旁，仍按个人以前的工作习惯做事，这样基准书及工作手册就大打折扣。因此，一旦制订了标准程序，就必须定期检查执行状况，确认是否遵照规定的标准方法开展工作，并依此确定执行业务工作人员是否有失职行为或者是基准书工作手册本身是否有缺陷。当然，如果有必要，应及时对不适当的规则予以修订，否则便失去了标准化、规范化的意义。，

这一方面当然也可配合企业内部质量管理活动或环境管理活动来一起实施，所谓的业务标准化，其实与这些活动的文件化（程序文件、基准书）是息息相关的。又例如在步骤五中所提到的“定期查”，就可通过内部质量评审的方式来进行。因此在推进职能科室TPM活动的过程中，如果能结合这些活动，相信活动的贯彻落实就会相对高些。
 
二、职能科室TPM基本的活动主题，供参考。

1)行政部门：以标准化来管理，制定员工满意度高的规章制度。

2)人力部门：知人善用、人才培养、发掘潜能。

3)财务部门：提高资金计划的准确性。提高资产管理的准确性、提高财务会计核算速度、支票支取的便捷化和计算机化、减少核算错误、减少加班时间。

4)安全部门：安全意识的提高、环境问题的对策、健康卫生管理方案的执行；通过管理，早期发现异常问题、早期处理，并且预防重复发生。

5)采购部门：采购材料成本的降低、外包加工费的减少、交货期的准确性、接受物品质量的缺陷降低。

6)仓管部门：物料存放区域的5S、在库品的可视化、在库资金的下降。

7)运营部门：良好的物流系统、顾客满意服务系统建立。

8)研发部门：缩短研发周期、研发技术资源的积累。

三、TPM 职能科室是一个“业务加工处理工厂”，这个工厂的TPM活动，主要在于去除无效的工作，预防错误发生，确保业务流畅处理。

因此，任何能够提高工作效率的方法，都是职能科室TPM活动的重点。即使是在制造工厂使用多年的技巧譬如防呆措施或色彩管理等概念，同样也能应用在职能科室。换句话说，除了“加工产品”的对象不同，“业务工厂”与制造工厂推进TPM活动的概念并没有太大差异。

目前企业的职能办公室，虽然有些已大量运用计算机，但多数仍停留在文件处理阶段，并没有借助计算机网络来协助业务决策判断。针对这些现象，职能科室TPM活动的重点应放在管理效率的提升及业务流程的改善。

管理效率的提升，是以科室类别为主体而进行业务改善，例如，如何缩短决策流程、快速确定价格及人才的培养。而改善业务流程最重要的课题在于消除一切无效率的工作内容，使流程更合理化，提高工作的效率。

总而言之，TPM活动在职能科室开展的三大方向为：   

1)业务的信息整理。

2)消除工作的三大损失(Loss)。
①时间损失；
②质量损失；
③数量损失。

3)为生产单位开展的TPM活动提供支援。
职能科室的业务可区分为维持性工作与创新性工作，维持性工作应尽可能标准化和办公自动化，创新性工作则侧重于人才培养及业务
改善后的效率化。

职能科室TPM活动开展的五个参考步骤：

步骤一：业务的清点，侧重于业务、文件、工作单、工作环境。
步骤二：问题点改善。
步骤三：业务基准书的编制。
步骤四：业务的总点检。
步骤五：自主管理。

参考
西田TPM实战手册
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